MULTAS DO SPED X PRECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS

Por: Gilmar Duarte da Silva

As possíveis multas dos Sped’s assustam os contadores. Encontre tempo para se dedicar aos Sped’s com a precificação justa dos serviços.

Na semana passada retornei à cidade de Maceió para um encontro com os contadores da região, que debatem sobre diversos pontos polêmicos da classe. Um deles foi o tenebroso SPED, que os contadores ainda têm dificuldades para digerir, pois as alterações não param de acontecer.

A partir de janeiro deve começar mais um, o SPED da folha de pagamento. Esta nova dificuldade só será vencida se houver dedicação e, mais uma vez, com muito estudo, pois os contadores já venceram diversas barreiras, como o Simples Nacional, assinatura digital, nota fiscal eletrônica, SPED contábil e o SPED Contribuições.

O outro grande entrave que os profissionais da contabilidade enfrentam é para precificar os seus serviços e fazer a gestão da equipe. Nesta agonia entendo que já vencemos uma significativa etapa: o reconhecimento de que é preciso buscar ajuda. Neste evento tive a honra de falar para mais de 60 contadores sobre a valoração do honorário e observei a participação ativa e interessada de todos eles.

Uma das dificuldades apontadas por este grupo de empresários contábeis é não conseguir cobrar de seus clientes pelos serviços acessórios prestados, a exemplo da constituição e alteração de empresas, recálculo de tributos por falta de pagamento ou mesmo o serviço de parcelamento dos tributos.

Esta postura impacta diretamente na rentabilidade, pois é um trabalho que exige a dedicação de muito tempo. Naturalmente, os clientes, sempre que possível, querem o trabalho bem executado, mas nem sempre estão dispostos a remunerar.

Será que alguém consegue que uma diarista vá duas vezes por semana na sua casa pelo valor de uma diária? O supermercado onde você gasta R$ 500 por mês lhe dará adicionalmente um pacote de arroz ou uma garrafa de vinho sem o necessário pagamento? A escola do seu filho que cobra a mensalidade dará gratuitamente um ou mais livro cuja leitura foi solicitada pela professora?

Por qual motivo o contador deve executar gratuitamente serviços que não fazem parte do pacote contratado? 

Ao refletir sobre isto encontrei algumas possíveis razões, abaixo elencadas:

. Não há contrato ou o que existe está mal elaborado e não estão claro quais serviços fazem parte do pacote contratado;

. O contador desconhece técnicas para argumentar junto ao cliente e mostrar a importância, responsabilidade e tempo necessário para fazer o serviço;

. Medo de perder o cliente;

. Não sabe como precificar o serviço.

Se não consegue cobrar pelos serviços acessórios prestados o profissional continuará na vala dos pobres mortais que passarão por esta vida somente para trabalhar como “um burro de carga”, sem conquistar nada de reconhecimento. É igual aos escravos que trabalhavam até o limite de suas forças e em troca recebiam comida e um pequeno espaço para dormir. Quando “faziam corpo mole” eram chicoteados.

Como o profissional que apenas trabalha terá tempo de sobra para investir na preparação para as novas exigências? E pior, em serviços que não são remunerados? Às vezes ele se ilude e pensa que o cliente ficou satisfeito porque a alteração contratual foi de graça. Mas, ao contrário, normalmente ainda reclama, pois desconhece o tempo que a tarefa exige. Claro que a culpa não é do cliente, pois cabe a ao fornecedor informá-lo.

Para quem ainda costuma fazer todos os serviços de graça sugiro que reflita sobre esta postura. A dica para definir o valor a ser cobrado é a seguinte: apure o valor da hora vendida; estime o tempo que o serviço demandará; multiplique o tempo demandado pelo valor da hora. Este é o valor mínimo para prestar o serviço.

Se recebe pelos serviços executados será possível contratar colaboradores e assim restará tempo para se dedicar ao estudo das novas exigências, como o SPED.

Fonte: Blog Guia Contábil 

DIFERENÇAS ENTRE ESCRITURAÇÃO CONTÁBIL E ROTINAS ADMINISTRATIVAS

Muitas vezes o empreendedor confunde as duas rotinas e pode perder algum controle importante das finanças de sua empresa.

Por: Simoni Luduvice

Existem muitas diferenças entre as rotinas administrativas e as contábeis de uma empresa. A rotina administrativa registra e controla a rotina diária, como controle de pagamentos, de entradas e saídas de mercadorias, emissão de notas, cobranças, gestão de pessoas, controles de folhas de pagamentos e recursos humanos, etc.

A rotina contábil registra todas estas operações gerenciais sob as normas de escrituração contábil, apontando resultados do período, eventuais falhas com documentos, apontamentos de situações especificas que podem impactar a empresa, etc.

O fato é que alguns empresários não percebem as diferenças entre esses serviços e cobram das Empresas de Contabilidade rotinas administrativas ao invés de focar nas ferramentas contábeis da área.

Os trabalhos de gestão administrativa e gestão contábil são feitos em parceria que envolve ainda, os profissionais de tecnologia que a cada dia criam mais e mais canais de comunicação entre os envolvidos para diminuir-se cada vez mais as distancias e facilitar o envio de informações.

Os trabalhos contábeis produzirão melhores resultados se as bases de gestão também são feitas com qualidade, transparência, organização e responsabilidade.

Não se pode cobrar as empresas contábeis informações precisas quando não se oferece material necessário para apurar tais informações.

Há leis de responsabilidade civil e de lavagem de dinheiro que atribuem a Administradores e Contabilistas, responsabilidades em conjunto pelos trabalhos que estão desempenhando juntos.

Portanto, não adianta cobrar a responsabilidade pela falta de escrituração da Empresa de Contabilidade, se não cumpre a sua parte mandando os documentos hábeis. Como disse antes, a responsabilidade é conjunta.

O ideal é ir organizando os relatórios gerenciais mais os documentos utilizados como comprovação das movimentações dia a dia e encaminhar para a Contabilidade nas datas combinadas. Assim como também é importante que se vejam os relatórios contábeis oriundos das informações obtidas desses documentos.

As Empresas de Contabilidade são parceiras importantes no desenvolvimento de todas as Micros e Pequenas Empresas.

Fonte: Administradores

GUARDAR DOCUMENTOS É TÃO IMPORTANTE QUANTO PAGAR IMPOSTOS

Em meio a todas as exigências tributárias e burocráticas de todas as esferas de governo, ainda falta aos empresários, atenção a um cuidado fundamental: a armazenagem dos documentos. E esta preocupação é ainda maior para as pequenas empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade como uma espécie de extensão do Departamento Administrativo para gerar informações contábeis, fiscais, admissões, rescisões, entre outros.

O contador Ronaldo Dias, da Brasil Price, atenta para os cuidados básicos com a documentação mais tradicional, que inclui calhamaços e mais calhamaços de papéis. “A documentação não pode ficar guardada em local úmido, sujeito a ratos e baratas ou sem ventilação. Uma fiscalização pode demorar pra iniciar, porém, quando começa, abrange pelo menos os últimos cinco anos. Por isso a documentação fiscal e contábil precisa ser arquivada por um prazo mínimo de cinco anos. Mas consideramos seis, porque o prazo termina a partir do 1º dia do ano seguinte”, aconselha Ronaldo.

Era digital

Com o advento do eSocial, a praticidade digital pode não ser tão funcional quando o assunto é o armazenamento das documentações. O arquivo digital é mais complexo e com alto risco de perda. Cada holerite, por exemplo, é um arquivo e ainda é preciso gerar um protocolo digital deste mesmo arquivo.

“Uma empresa com 50 empregados deverá gerir um arquivo de 1.400 arquivos eletrônicos somente relativos a salário e 13º, por exemplo. Fora os demais para férias, rescisões, avisos prévios, atestados médicos, advertências, suspensões, afastamentos, acidentes de trabalho e muitos outros”, exemplifica Ronaldo.

A principal recomendação é que o empresário guarde os arquivos digitais em locais externos à empresa para evitar perdas por problemas no computador, incêndios ou alagamentos.

Troca de contadores

Diante deste novo cenário, é preciso que haja uma mudança na cultura tributária de alguns empresários. A responsabilidade pela guarda dos documentos é da empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à empresa porque ela não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E a razão era muito simples: a troca de contadores.

“Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba tendo que ‘arbitrar’ o imposto. O que significa isso? Se a empresa for do Simples, ele desconsidera este regime, joga 17% sobre a receita declarada e cobra mais juros e multas, por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta Ronaldo.

Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela precisa solicitar ao antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser mensal ou anual, normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Jurídica – DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.

Garantia

Outra dica importante é o registro de um documento de protocolo sempre que algum documento for enviado para o contador. É uma garantia de localização dos papéis quando for solicitado pela fiscalização.

Vão-se as empresas, ficam os documentos

Há documentos que precisam ser guardados até mesmo quando a empresa fecha. O principal deles é o registro de empregados. Ronaldo mais uma vez atenta para esse detalhe porque “mesmo sem movimento, toda a documentação da empresa será requerida para que, após a fiscalização, possa ser concedida a baixa. E os problemas podem surgir neste ponto. A empresa já fechou, não tem mais dinheiro e ainda pode levar uma multa. No fim quem acaba se complicando é o empresário”.

Guarde tudo

Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos cinco anos, há ainda a Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para 30 anos.

É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de Empregados e o Livro de Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério do Trabalho.

Fonte: Administradores