GUARDAR DOCUMENTOS É TÃO
IMPORTANTE QUANTO PAGAR IMPOSTOS
Em meio a todas as exigências tributárias e burocráticas
de todas as esferas de governo, ainda falta aos empresários, atenção a um
cuidado fundamental: a armazenagem dos documentos. E esta preocupação é ainda
maior para as pequenas empresas, que utilizam os escritórios de contabilidade
como uma espécie de extensão do Departamento Administrativo para gerar
informações contábeis, fiscais, admissões, rescisões, entre outros.
O contador Ronaldo Dias, da Brasil Price, atenta para os
cuidados básicos com a documentação mais tradicional, que inclui calhamaços e
mais calhamaços de papéis. “A documentação não pode ficar guardada em local
úmido, sujeito a ratos e baratas ou sem ventilação. Uma fiscalização pode
demorar pra iniciar, porém, quando começa, abrange pelo menos os últimos cinco
anos. Por isso a documentação fiscal e contábil precisa ser arquivada por um
prazo mínimo de cinco anos. Mas consideramos seis, porque o prazo termina a
partir do 1º dia do ano seguinte”, aconselha Ronaldo.
Era digital
Com o advento do eSocial, a praticidade digital pode não
ser tão funcional quando o assunto é o armazenamento das documentações. O
arquivo digital é mais complexo e com alto risco de perda. Cada holerite, por
exemplo, é um arquivo e ainda é preciso gerar um protocolo digital deste mesmo
arquivo.
“Uma empresa com 50 empregados deverá gerir um arquivo de
1.400 arquivos eletrônicos somente relativos a salário e 13º, por exemplo. Fora
os demais para férias, rescisões, avisos prévios, atestados médicos,
advertências, suspensões, afastamentos, acidentes de trabalho e muitos outros”,
exemplifica Ronaldo.
A principal recomendação é que o empresário guarde os
arquivos digitais em locais externos à empresa para evitar perdas por problemas
no computador, incêndios ou alagamentos.
Troca de contadores
Diante deste novo cenário, é preciso que haja uma mudança
na cultura tributária de alguns empresários. A responsabilidade pela guarda dos
documentos é da empresa, e não do contador. Há casos, inclusive, de multas à
empresa porque ela não entregou as documentações exigidas pela fiscalização. E
a razão era muito simples: a troca de contadores.
“Quando não há documentação disponível, o fiscal acaba
tendo que ‘arbitrar’ o imposto. O que significa isso? Se a empresa for do
Simples, ele desconsidera este regime, joga 17% sobre a receita declarada e
cobra mais juros e multas, por exemplo. Isso pode quebrar uma empresa”, alerta
Ronaldo.
Se a empresa está com um novo escritório contábil, ela
precisa solicitar ao antigo contador todos os documentos. A devolução pode ser
mensal ou anual, normalmente após a emissão da Declaração de Imposto de Renda
da Pessoa Jurídica – DIPJ, no mês de junho. Nesta mesma época também são
gerados os livros contábeis como o Diário e o Livro Razão.
Garantia
Outra dica importante é o registro de um documento de
protocolo sempre que algum documento for enviado para o contador. É uma
garantia de localização dos papéis quando for solicitado pela fiscalização.
Vão-se as empresas, ficam os documentos
Há documentos que precisam ser guardados até mesmo quando
a empresa fecha. O principal deles é o registro de empregados. Ronaldo mais uma
vez atenta para esse detalhe porque “mesmo sem movimento, toda a documentação
da empresa será requerida para que, após a fiscalização, possa ser concedida a
baixa. E os problemas podem surgir neste ponto. A empresa já fechou, não tem
mais dinheiro e ainda pode levar uma multa. No fim quem acaba se complicando é
o empresário”.
Guarde tudo
Além das fiscalizações que exigem documentos dos últimos
cinco anos, há ainda a Previdência Social, que solicita os registros de 10 anos
e o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) que estende esse prazo para
30 anos.
É sempre importante ter em mãos o Livro de Registro de
Empregados e o Livro de Inspeção, os primeiros a serem pedidos pelo Ministério
do Trabalho.
Fonte: Administradores
