Até o final deste ano, a emissão da NF-e será uma realizada para todas as empresas que recolhem ICMS dedicadas à atividade industrial, comércio atacadista ou distribuição de produtos e fornecedores da administração pública, independentemente de seu porte e faturamento.
De acordo com Marcello Palarmatchuck, sócio-diretor da BDO, empresa de auditoria e advisory service, embora a informatização do processo de envio de dados ao Fisco seja uma tendência, a adequação a esse novo cenário exige uma série de adaptações.
Por isso, o executivo recomenda a busca por soluções de fácil implementação e devidamente alinhadas às atualizações de inteligência fiscal eletrônica. "É fundamental que os fornecedores sejam bem conceituados, uma vez que erros podem resultar em multas ou problemas futuros", alerta.
Segundo ele, a adoção da NF-e contempla basicamente cinco fases. Na primeira, ocorre a definição da solução. Empresas que emitem um volume pequeno de notas fiscais podem utilizar um software emissor gratuito, que está disponível nas Secretarias de Fazenda estaduais. Neste caso, basta digitar diretamente no site os dados das notas fiscais. O processo é simples e rápido. Já as médias e grandes empresas podem utilizar soluções disponíveis no mercado, preparadas para integração com o Sistema Integrado de Gestão Empresarial (SIGE) e para emissão de grandes volumes de NF-e.
A implantação da NF-e requer, também, o mapeamento das operações fiscais. Nesse estágio, a área fiscal da empresa deve listar, em planilhas, todas as operações fiscais e suas respectivas tributações, para que sejam validadas na fase de homologação.
Outra exigência, ressalta Marcello, é o saneamento de cadastro, que garante estabilidade no processo de emissão eletrônica, e a aquisição do certificado digital, em que todos os arquivos referentes ao processo de NF-e devem ser assinados digitalmente para o processamento na Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Entretanto, para que tudo dê certo, o emissor de NF-e deve possuir um certificado digital tipos A1 ou A3 no padrão ICP-Brasil. "O fornecedor de certificado digital deve ser consultado sobre a compatibilidade do certificado digital A1 ou A3 com o aplicativo e com o sistema operacional do equipamento", explica o executivo da BDO.
O último estágio consiste no credenciamento para emissão em ambiente de homologação da Sefaz no Estado de origem.
O executivo lembra que, antes de se iniciar o processo de emissão de nota fiscal eletrônica, a empresa deve solicitar à respectiva Sefaz o credenciamento para emissão de NF-e em ambiente de teste. "Todas as pessoas jurídicas emissoras de NF-e devem ser credenciados na Sefaz de origem", reforça.
A NF-e proporciona como transparência no relacionamento com o Fisco e redução dos custos com impressão de formulários em papel. A sua emissão torna desnecessária a autorização para a impressão de documentos fiscais (AIDF), reduz o tempo de parada de caminhões em postos fiscais e fronteira e ajuda a padronizar o processo de nota fiscal em todos os Estados.
