NOTA FISCAL ELETRÔNICA E SPED

NOTA FISCAL ELETRÔNICA E SPED - EXPLOSÃO DE ARQUIVOS ELETRÔNICOS É AMEAÇA ÀS EMPRESAS

O novo modelo brasileiro de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), apontado como exemplo de eficiência para o mundo, vem obtendo uma boa taxa de adesão, mas carrega alto potencial de ônus embutido para as empresas.

Atualmente, com mais de 620 mil empresas usuárias e mais de 2,6 bilhões de notas fiscais eletrônicas emitidas, pelos dados de maio último, o modelo digital já responde por algo superior a 98% de todo o volume de notas emitidas no País.

Entretanto, a parte os bons indicadores, a universalização do Sped (sistema público de escrituração digital, do qual a NF-e é o principal pré-requisito) ainda precisará enfrentar um considerável desafio tecnológico, para o qual boa parte das empresas ainda está sem preparo.

De acordo com Alzemir Camillo, especialista em gestão fiscal e contábil da empresa Painel Fiscal, uma das líderes nessa área, a principal dificuldade já detectada se dá pela gigantesca quantidade de arquivos eletrônicos que a substituição do papel acaba acarretando.

Até maio último, a Secretaria de Receita Fazendária (Sefaz) já contabilizava algo em torno de 2,6 bilhões de notas eletrônicas emitidas no País. O número, já estratosférico por si só, representa apenas uma parte dos documentos digitais gerados pelo novo sistema, segundo explica Camillo.

"Se levarmos em consideração todos os documentos acessórios, como cópias de segurança, comprovantes de envio ao fisco e mais a cópia eletrônica do documento auxiliar usado para o transporte (ou Danfe), iremos chegar a um volume até 5 vezes maior do que este (algo como 13 bilhões de documentos). Só isto já dá uma idéia da inédita estrutura de controle que está sendo exigida às empresas", assinala o especialista.

Notas Fiscais em E-mail e Computadores Pessoais

Segundo o diretor da Painel Fiscal, um dos erros mais comuns das empresas está em se considerarem quites com as novas exigências do governo, a partir da simples autorização de emissão da NF-e pela SEFAZ e de outros trâmites básicos, como o envio do arquivo XML para o comprador e respectiva DANFE (documento auxiliar da nota fiscal eletrônica) acompanhando o transporte da mercadoria.

"Embora estas três tarefas traduzam o trâmite mínimo de uma NF-e, o problema está em garantir a adequada custódia desses arquivos pelo prazo de cinco anos (fora o vigente) e sua pronta localização, entre milhões de documentos digitais, em caso de fiscalização ou qualquer querela jurídica", afirma o especialista.

Há casos bem graves, segundo ele, em que as empresas mantêm guarda de tais arquivos em meros CDs; em um drive qualquer de rede, sendo que muitos os deixam na própria caixa de e-mail com milhares de arquivos banais, ou, simplesmente os excluem, por entender erroneamente que não existe obrigação em guardá-los.

"Muitas gerências não possuem um mapeamento claro dos diretórios e dos discos em que tais arquivos se encontram. E são bem poucas as empresas que têm planos de contingência para a área", diz o executivo.

Auditoria antes do prejuízo

Alzemir Camillo acrescenta que, do ponto de vista do Sped (tanto na forma fiscal quanto na contábil), a principal dificuldade das empresas é acompanhar e verificar a validade do ciclo de escrituração. Inclui-se aí, por exemplo, a verificação da autenticidade das notas fiscais, em todo seu conteúdo, antes de contabilizá-las.

"Sem contar com ferramentas adequadas de auditoria antecipada, as empresas poderão arcar com pesadas multas ou até responder criminalmente por fraudes cometidas por terceiros na emissão ou uso das notas", ou, no mínimo passar pela incômoda situação de ter que se explicar sobre operações indevidas cometidas por seus fornecedores.

Para as empresas de maior porte, que contam com sistemas de emissão e controle de NF-e integrados ao sistema de gestão (ERP), Camillo recomenda a contratação de softwares e serviços específicos para a gestão do ambiente de Sped fiscal e contábil. Ele sugere também o uso de ferramentas de auditoria, capazes de checar a correção e autenticidade de todos os documentos e ações ao longo da cadeia de negócios.

Os sistemas de auditoria e conformidade, explica o diretor da Painel fiscal, realizam o acompanhamento permanente de prazos e exigências relacionados às declarações e à escrituração legal das empresas, de modo a evitar prejuízos. Com isto, prossegue ele, estas ferramentas podem não só evitar riscos legais por erro ou perda de prazo, mas também apoiar as empresas em políticas de melhor aproveitamento de isenções e descontos do governo federal ou dos estados e municípios.

Fonte: http://www.segs.com.br/. ITCNET Mail

SPED FISCAL EM SANTA CATARINA

PRORROGADO OFICIALMENTE O PRAZO DE INÍCIO DE OBRIGATORIEDADE DE ENTREGA DO SPED FISCAL EM SANTA CATARINA.

Decreto estadual publicado pela SEF/SC na última 6ª feira - 14/06, oficializa a prorrogação do prazo de início de obrigatoriedade de entrega do SPED Fiscal para as empresas catarinenses.

A Secretaria da Fazenda de Santa Catarina publicou, no DOE do dia 14.06.2011 (disponibilizado apenas no dia 17.06.2011), o Decreto nº 305, de 14 de junho de 2011, o qual prorrogou o prazo de início de obrigatoriedade de entrega do SPED Fiscal para as empresas contribuintes do ICMS, localizadas em Santa Catarina, que, no ano de 2010, tenham auferido um valor total de saídas, de todos os estabelecimentos da mesma empresa, localizados em território catarinense, inferior a 6 milhões de reais.

Portanto, as empresas que, em 2010, tenham tido um valor total de saídas, de todos os estabelecimentos da mesma empresa, localizados em SC, superior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais), e de no máximo 6.000.000,00 (seis milhões de reais), tiveram o prazo de início de obrigatoriedade de entrega do SPED Fiscal prorrogado, de 01.07.2011, para 1º de janeiro de 2012.

Por outro lado, as empresas que, no ano de 2010, tenham tido um valor total de saídas, de todos os estabelecimentos da mesma empresa, localizados em SC, superior a R$ 6.000.000,00 (seus milhões de reais), e de no máximo 12.000.000,00 (seis milhões de reais), permanecem obrigadas à entrega do SPED Fiscal a partir de 01.07.2011.

Vale mencionar que as empresas que, em 2010, tenham tido um valor total de saídas, de todos os estabelecimentos da mesma empresa, localizados em SC, inferior a R$ 3.600.000,00 (três milhões e seiscentos mil reais), ficarão dispensadas da obrigatoriedade de entrega do SPED Fiscal.
Ainda que o SPED FISCAL tenha sido prorrogado, alertamos que o empresário deve começar, desde já, a preparar-se mediante a participação em cursos de capacitação para o cumprimento das disposições técnicas e legais do SPED FISCAL evitando surpresas desagradáveis no momento da transmissão do arquivo digital.

Fonte: Editorial ITC - ITCNET Mail

ARMAZENAMENTO DIGITAL

SAIBA COMO ARMAZENAR SUAS NOTAS FISCAIS ELETRÔNICAS COM SEGURANÇA

Com a NF-e, o arquivamento físico das Notas Fiscais foi substituído pela guarda digital de arquivos eletrônicos. Os velhos formulários pré-impressos deram lugar aos arquivos XML. E agora, o que fazer?

A criação da Nota Fiscal eletrônica trouxe uma considerável mudança no processo de armazenamento dos documentos fiscais. O modelo baseado no arquivamento de documentos em caixas, fichários ou armários foi substituído pela guarda de arquivos em meio eletrônico. O que antes ocupava grandes espaços físicos, agora pode ser guardado em um pequeno HD de computador.

O que mudou e o que não mudou

Essa alteração do meio físico para o meio digital não mudou a necessidade de guardar de forma segura o documento fiscal eletrônico. Como não há mais a 3ª via impressa, é preciso assegurar que o arquivo eletrônico referente a NF-e seja armazenado em um local seguro após a Autorização de Uso pela SEFAZ. É esse documento que o Fisco solicitará em uma auditoria.

Há muitas empresas que possuem essa preocupação e fazem o seu dever de casa corretamente. Mas há também aquelas que, por falta de conhecimento, não se preocupam muito com isso. Ainda há o pensamento de que essa preocupação deve ser do contador, o que não é algo verdadeiro. Assumir os deveres da empresa é papel do empreendedor, do administrador, do empresário.

Como armazenar de forma segura?

Muitas empresas utilizam o Software gratuito disponibilizado pelo governo. Entretanto esse software não disponibiliza nenhum recurso seguro para armazenamento das informações. Para quem usa esse software, a única forma de salvar os arquivos da notas é usando o "Copiar -> Colar" em pastas/diretórios. Para empresas que se preocupam com segurança, utilizar este software não é uma boa prática.

Para guardar de forma segura os documentos fiscais eletrônicos, primeiramente é preciso ter em mente que será necessário efetuar um investimento financeiro. O valor de investimento é proporcional ao nível de segurança desejado, quanto maior o investimento, maior a segurança. Cabe a cada empresa determinar o nível de segurança desejado.

Um nível básico de segurança está na utilização de um software especialista para a gestão dos documentos eletrônicos. Softwares especialistas utilizam o conceito de armazenamento das informações em banco de dados e isso já garante parte do processo. Depois, é necessário que as informações desse banco sejam salvas periodicamente para outro local (esse processo é o bom e velho backup).

Soluções para armazenamento seguro

Guardar os arquivos em um banco de dados e efetuar o backup periódico é o nível de segurança mais simples e barato. Com um investimento um pouco maior, também é uma boa alternativa a contratação de um Datacenter para a guarda dos documentos. Há empresas que fornecem esse tipo de serviço e há também softwares que disponibilizam este recurso.

Muitas soluções disponíveis no mercado tornam o processo de gestão dos documentos eletrônicos bastante simples, dando agilidade no faturamento e possibilitando o armazenamento seguro e eficaz. Segurança não é só armazenar, é também garantir que os processos de geração do arquivo, assinatura digital e transmissão do documento para a SEFAZ sejam feitos de forma consistente e que preserve a integridade as informações trafegadas.

Cuidados com os arquivos eletrônicos recebidos

As empresas precisam ter a preocupação de armazenar em segurança todos os documentos fiscais eletrônicos envolvidos no contexto da organização. Não são somente as Notas eletrônicas emitidas que precisam ser salvas, é preciso também guardar todas as Notas eletrônicas recebidas de seus fornecedores e os Conhecimentos de Transporte eletrônicos (CT-e) enviados pelas transportadoras.

É interessante padronizar os processos que envolvam fornecedores e transportadoras. Deve ser criado um canal de comunicação único para a recepção e validação dos documentos eletrônicos, facilitando a sua organização e guarda. Esses processos também podem ser automatizados através de softwares especialistas e, neste caso, o uso deles é a melhor opção.

Autor: Maicon Klug, Diretor de Marketing da G2KA Sistemas, empresa especializada no desenvolvimento de soluções para a gestão de Documentos Eletrônicos (Nota Fiscal eletrônica, Nota Fiscal de Serviços eletrônica e Conhecimento de Transporte eletrônico).

Fonte: ITCNET Mail

MICRO E PEQUENAS EMPRESAS

FISCALIZAÇÃO NÃO VAI MAIS POUPAR MICRO E PEQUENAS

Micro, pequenas e médias empresas (MPEs) são tão visadas pelo fisco quanto as empresas maiores. E se até recentemente os empresários se sentiam protegidos pelo 'mar' de empresas, e aparente incapacidade dos órgãos competentes de fazer uma fiscalização efetiva devido ao seu grande número; é importante saber que há muito a situação já mudou. ''Com a informatização dos procedimentos e criação de ferramentas, o governo vem apertando cada vez mais a malha já fina com que filtra as informações de todos os contribuintes. Situação que somada às multas tornam muito mais saudável para qualquer empresa cumprir suas obrigações fiscais'', analisa o presidente do Sescap-Londrina e empresário da contabilidade, Marcelo Odetto Esquiante.

A falta de cuidados pode acarretar grandes prejuízos afirma, e qualquer inconsistência na declaração, seja por erro administrativo ou por operação viciosa de transação, pode ser detectada. Atrasos ou omissões na entrega da declaração, por exemplo, acarretam multa de R$ 5 mil por mês ou fração.

O empresário ressalta que os órgãos têm focado seu trabalho na investigação, no que se usa chamar de ''trabalho de inteligência''. A base é simples, em vez de ''dar batidas'' nas empresas na tentativa de constatar irregularidades, o órgão investe no levantamento de dados, traça o perfil dos contribuintes de forma individual estabelecendo um parâmetro. ''Com este parâmetro em mãos, toda e qualquer discrepância nas informações fica evidente e serve como indício de irregularidade, levando a uma investigação mais profunda'', confirma o delegado da Regional da Receita Federal de Londrina, Luiz Fernando da Silva Costa.

O delegado assumiu no início do mês e já anunciou que entre suas prioridades está a otimização da estrutura e gerenciamento da equipe que trabalha com os dados dos contribuintes. O objetivo é aumentar agilidade e os índices de sucesso das ações de fiscalização.

O conceito de que os órgãos estão mais focados nos 'peixes grandes', também não é norma. Esquiante analisa que desde quando o governo implantou o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), em janeiro de 2007, iniciou-se um processo de modernização da fiscalização nas empresas em todo o País.
''Os altos Investimentos em Tecnologia têm sido feitos para que, em futuro próximo, não seja mais necessária a presença do fiscal nas empresas, independente do porte da organização'', acrescenta. Embora as micro, pequenas e médias empresas representem apenas cerca de 20% do PIB nacional, juntas elas são 99,2% das empresas brasileiras, respondem por 60% dos empregos formais, cerca de 14 milhões. Para se ter uma idéia do volume de recursos que movimentam, segundo a Agência de Promoção e Exportação Brasil, elas responderam por 12% das exportações em 2010, algo em torno de US$ 8 bilhões.

Inserido no Programa de Aceleração do Crescimento (PAC), o Sped veio para unificar as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração comercial e fiscal das empresas. Representou para o governo federal um avanço nas relações entre o Fisco e os contribuintes, já que antes do Sped, muitos impostos deixavam de ser recolhidos. A Escrituração Fiscal Digital do Pis e Cofins (EFD-Pis/Cofins) veio como mais um reforço contra a informalidade e a sonegação. Seu objetivo é claro: dificultar o uso de créditos originados de operações não previstas expressamente em lei ou instrução normativa da Receita Federal.

Com estas ferramentas, o governo passou a ter, desde 1º de abril deste ano, o controle de todos os contribuintes que se utilizam de débitos e créditos nas suas transações, sejam comerciais, industriais e de prestação de serviços.

Hoje mais de 10 mil empresas, cuja receita bruta anual ultrapassou R$ 90 milhões em 2009, já estão sob vigilância eletrônica do Fisco, número que em janeiro de 2012, chegará a mais de 1,5 milhão.

(FONTE: FOLHA DE LONDRINA) - Informativo PROAGIL

RELAÇÃO EMPREGATÍCIA - Sócio

As empresas em regra devem tomar o cuidado de muitas vezes, contratarem empregados principalmente com qualificação específica, travestidos como sócios, normalmente com uma participação societária que não ultrapassa a 1% (um por cento) do capital social.

Muitas vezes, para mascarar ainda mais a relação de emprego, as empresas colocam no contrato social a função de diretor com 1% do capital social, para recebimento de pro-labore.

Porém, efetuado o trabalho conforme as disposições do art. 3º. da CLT, mesmo existindo o contrato social, nada impede que o referido “ sócio”, ou pseudo-sócio de uma empresa, seja considerado como empregado da mesma, principalmente pela fiscalização trabalhista e previdenciária e não como a figura de um contribuinte individual.

Na presente situação, onde estamos neste contexto enfatizando sobre a utilização de uma manobra para encobrir o relacionamento de emprego, com o fim especifico de fugir ao pagamento de direitos trabalhistas, naturalmente presentes os pressupostos do art. 3º. da CLT, principalmente a subordinação jurídica, há que se desconsiderar o contrato social, para fins trabalhistas, permanecendo o contrato de trabalho.

Assim, é importante saber que deve prevalecer o principio da boa-fé-objetiva, onde se busca exigir das partes contratantes o dever de lealdade e de honestidade, fixando-se uma situação de mutua assistência, a fim de atingir o objetivo comum, ou seja, o correto adimplemento da obrigação, que é a sua finalidade, a boa-fé-objetiva, que tem sua previsão no Código Civil - artigo.422, encontra sua aplicação nas contratações trabalhistas em seu artigo 444 da CLT.

Desta forma, pode-se afirmar que colocar ou obrigar o empregado a assinar um contrato social, com irrisória participação social, ante a designação de diretor com recebimento de pro - labore, não descaracteriza a relação empregatícia existente, podendo trazer conseqüências futuras para a empresa, sejam elas fiscais ou de um passivo trabalhista.

Fonte: Informe Lex Consultoria Tributária

EMPRESA PAGARÁ R$ 100 MIL POR ASSINAR CTPS COM SALÁRIO MENOR

A Sétima Turma do Tribunal Superior do Trabalho não conheceu recurso da Transportes Versa Ltda. e manteve a decisão do Tribunal Regional do Trabalho da 4ª Região (RS) desfavorável à empresa.

Um aposentado que durante 17 anos teve sua carteira de trabalho assinada com valor abaixo da quantia real do salário recebido vai receber indenização por dano moral de R$ 100 mil e todas as perdas causadas em sua aposentadoria devido a essa diferença.

De acordo com o processo, o aposentado trabalhou para a transportadora durante 23 anos, de 1981 a 2004. Até 1998, o recolhimento previdenciário era feito com base no salário da sua categoria profissional, que era o valor registrado na carteira de trabalho, sem o acréscimo da comissão de 18% recebia por cada frete. A partir de 1998, próximo de sua aposentadoria, a Versa começou a pagar a contribuição previdenciária pelo valor real do salário, de R$ 1.031,00. No entanto, essa base de contribuição não foi aceita pelo INSS para efeito da aposentadoria em 2000 porque o aumento salarial não foi estendido aos demais empregados e por não ter ocorrido troca de função do empregado. Assim, o trabalhador foi aposentado com R$ 581,79 mensais.

O Tribunal Regional, quando julgou o processo, manteve a sentença da 2ª Vara do Trabalho de Caxias do Sul-RS, tanto com relação ao dano moral, de R$ 100 mil, quanto ao dano material, que cobre os prejuízos financeiros sofridos com a aposentadoria menor até o trânsito em julgado do processo, além do pagamento das diferenças nas verbas rescisórias, como FGTS, férias e 13º salário. Para o TRT, o autor do processo, que trabalhou 23 anos para a Versa, "teve frustrada a expectativa" de receber a aposentadoria calculada sobre o teto máximo de contribuição. "No momento em que se encontra enfermo, sem condições de continuar trabalhando, passa a depender exclusivamente de aposentadoria em valor muito inferior ao que deveria estar auferindo", ressaltou a decisão do Tribunal. "É indiscutível que essa situação atingiu a moral e a honra do reclamante, gerando-lhe sofrimento íntimo, o qual deve ser reparado por compensação financeira", concluiu o TRT em sua decisão.

A ministra Delaíde Miranda Arantes, relatora na Sétima Turma do TST, não conheceu do recurso de revista da empresa contra o valor da indenização por dano moral e contra o teto máximo da aposentadoria como referência para o cálculo das diferenças a serem recebidas como dano material. De acordo com a ministra, tanto a Vara do Trabalho, que condenou a empresa, quanto o TRT, que manteve a sentença, "não agiram de forma que se pudesse reconhecer presente uma excessiva desproporção entre a gravidade da culpa e o dano. Ao contrário, atuaram de forma a amenizar o prejuízo financeiro efetivo sofrido pelo reclamante".

Processo: RR - 107900-28.2004.5.04.0402.

Fonte: Notícias do TST e ITCNET Mail

APROVAÇÃO DE PROJETO DE LEI QUE CRIA A FIGURA DO EMPRESÁRIO INDIVIDUAL DE RESPONSABILIDADE LIMITADA

Foi aprovado no dia 01/06/2001, o Projeto de Lei nº 18/2011 que acresce à Lei nº 10.406/2002 (Código Civil) o art. 980-A, para criar a figura do empresário individual de responsabilidade limitada.

Pelo texto, fica criada uma nova modalidade de pessoa jurídica que permite a abertura de empresa por um único titular da totalidade do capital social - que não deve ser inferior a R$ 54,5 mil, cem vezes o valor do salário mínimo do país.

O projeto determina que somente o patrimônio social da empresa responderá pelas dívidas, sem confundi-lo com o patrimônio da pessoa que a constitui - com base em sua declaração anual de bens.

A responsabilidade ilimitada tornará todo o patrimônio da pessoa que vira empresário afetado para cobrir obrigações relacionadas à atividade empresarial, o que leva a obter menos empréstimos, contratar menos empregados, realizar menos investimentos, conforme citou o Senador Francisco Dornelles (PP-RJ), relator do projeto.

Como o texto começou a tramitar na Câmara e não houve mudanças de conteúdo no Senado, ele segue, agora, para a sanção da presidente Dilma Rousseff porque foi aprovado em caráter terminativo pela Comissão de Constituição e Justiça do Senado.

O projeto prevê que se aplicam às empresas individuais de responsabilidade limitada as mesas regras previstas para as sociedades limitadas. Ou seja, nome empresarial deve ser formado pela expressão "EIRELI" logo depois da firma ou da denominação social da empresa.

Dornelles justificou o projeto de lei ao afirmar que o seu objetivo é permitir ao empresário explorar individualmente uma atividade econômica sem com isso colocar em risco os seus bens particulares.

Grande parte das sociedades limitadas são faz de conta, constituídas somente para limitar a responsabilidade do sócio. Nelas, um único sócio detém quase a totalidade das cotas do capital social, gerando enorme burocracia - disse o senador.

Fonte: Agência Senado.
ITCNet Mail

LEI SEPARA BENS DA EMPRESA DOS BENS DO EMPRESÁRIO

O Senado aprovou, nesta quarta-feira (1º/6), projeto de lei que cria a figura do empresário individual de responsabilidade limitada. Trata-se de uma nova modalidade de pessoa jurídica que permite a abertura de empresa por uma única pessoa titular da totalidade do capital social que não deve ser inferior a R$ 54,5 mil, cem vezes o valor do salário mínimo do país. As informações são da Folha Online.
Segundo o texto, o projeto pretende separar os bens da empresa dos bens pessoais do empresário. Ou seja, em caso de dívida, isso estaria explícito no Imposto de Renda.
"A responsabilidade ilimitada torna todo o patrimônio da pessoa que se torna empresário afetado para cobrir obrigações relacionadas à atividade empresarial, o que leva a obter menos empréstimos, contratar menos empregados, realizar menos investimentos", disse o senador Francisco Dornelles (PP-RJ), relator do projeto.
Como o texto começou a tramitar na Câmara e não houve mudanças de conteúdo no Senado, o texto segue para sanção porque foi aprovado em caráter terminativo pela Comissão de Constituição e Justiça, do Senado.
Dornelles afirmou que o objetivo é permitir ao empresário explorar individualmente uma atividade econômica sem colocar em risco os seus bens particulares.

(FONTE: CONSULTOR JURÍDICO)
Informativo Proágil