Em um passado recente, a implementação dos sistemas de emissão de Nota Fiscal Eletrônica Mercantil era o grande desafio das empresas. Hoje, a maioria do mercado já está obrigada a emitir esses documentos, por isso, o gerenciamento das notas emitidas e recebidas pelas empresas se tornou o próximo passo deste processo.Os documentos e os arquivos XML que sua empresa recebe devem ser armazenados de forma segura e que ofereça uma fácil localização e disponibilização para os mais diversos usos que um documento fiscal pode ter. Agentes internos e externos da empresa devem ter acesso simples, rastreável e controlado a estes documentos. Mas, o que ocorre atualmente, em boa parte das empresas é o tráfego de documentos importantes através de meio falíveis, como e-mail.
Além da armazenagem e da disponibilização dos documentos, outro aspecto importante é a validação deles junto aos órgãos competentes (Secretarias da Fazenda) e a confirmação da assinatura digital dos mesmos. Isso pode ser feito de forma manual, inserindo a chave de codificação digital (hash code) de 44 dígitos no site da Secretaria da fazenda, o que leva tempo e despende recursos financeiros e humanos. E como, em alguns Estados, a nota pode ser cancelada no período de sete dias úteis, é recomendado que esta verificação seja feita em dois momentos: no recebimento e após o prazo legal para o cancelamento.
Já no tratamento que sua empresa deve dar às NF-e emitidas os desafios são maiores. É obrigação de a empresa disponibilizar ou enviar estes documentos para seus clientes; hoje muitas delas enviam estes documentos por e-mail. Ao enviar um arquivo XML por e-mail cria-se uma vulnerabilidade desta informação e impossibilita a rastreabilidade dos documentos. O e-mail pode tanto não chegar quanto ser acessado por pessoas não autorizadas. O correto seria disponibilizar isso em um ambiente seguro e onde se tenha condições de rastrear o acesso.
Além disso, a empresa pode precisar deste documento em momentos distintos, e não só durante a venda. Os processos de auditoria ou fiscalização também exigem a emissão. A necessidade deste reenvio pode ocasionar um enorme trabalho para localizar e disponibilizar de forma segura o documento para o usuário final.
Será um diferencial competitivo e inteligente destes documentos, pois se levássemos em conta que os documentos devem ser armazenados por cinco anos mais um, ao ano da emissão, não é difícil imaginar a quantidade de documentos eletrônicos que uma empresa terá de gerir em um futuro bem próximo.
Muitas empresas erroneamente entendem que o processo termina na implementação da emissão e recepção de NF-e por seus ERPs. Mas, aquelas com visão mais estratégica já estão um passo a frente e buscam gerir de forma eficiente, inteligente e segura seus documentos eletrônicos, buscando maior segurança e rastreabilidade dos documentos emitidos, a validação automática, a recepção seletiva dos documentos recebidos e a armazenagem e custódia de forma segura, que garanta a disponibilidade imediata dos documentos.
O segredo é dedicar um tempo para analisar como tudo isso está funcionando hoje na sua empresa e traçar quais os próximos passos q ue você deve adotar, para emitir e receber documentos fiscais eletrônicos de forma mais otimizada e, mais do que isso, que você possa acompanhar todo o ciclo de vida desses documentos, aperfeiçoando cada vez mais sua gestão.
Fonte: TI Inside, por Lauro Parente, executivo de marketing da CCDE.
