A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) foi instituída pelo Ajuste SINIEF nº 07/2005, com vistas a substituir a nota fiscal modelo 1 ou 1A, com validade em todo o território nacional. Desde o seu advento, não houve discussão suficiente acerca dos reflexos sobre as obrigações acessórias, análise que se faz apropriada.
De imediato, observa-se que foram mantidas as principais obrigações acessórias a que os contribuintes estavam sujeitos, inclusive a declaração das informações já transmitidas por meio da NF-e, na forma da legislação anterior. Destacam-se, porém, algumas alterações, a seguir comentadas.
Uma obrigação foi dispensada: a obtenção da Autorização de Impressão de Documentos Fiscais (AIDF), que é desnecessária, por não haver impressão gráfica da NF-e. Contudo, o uso da NF-e deve ser autorizado pela Administração Fiscal antes da circulação das mercadorias e para cada nota. A AIDF permanece somente para a emissão de outros modelos de documentos fiscais, como a nota fiscal para o consumidor.
Por outro lado, as empresas deverão solicitar e manter credenciamento como emissoras de NF-e nas Secretarias da Fazenda dos Estados em que possuam estabelecimentos.
Além disso, para viabilizar a emissão de NF-e, que deve ser assinada digitalmente, as empresas são obrigadas a manter certificado digital emitido por autoridade certificadora credenciada pela Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, podendo o certificado da matriz ser utilizado para assinar NF-e emitida pela filial. O certificado digital é requisito de validade jurídica da NF-e, conferindo a certeza da sua integridade e autoria, e a sua obtenção pelas empresas é uma obrigação acessória reflexa.
Há, ainda, a obrigação de impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que é uma representação gráfica simplificada da NF-e, destinando-se a acompanhar o trânsito das mercadorias e indicar a chave de acesso da NF-e na internet.
O emitente da NF-e está obrigado também a encaminhar ou disponibilizar download do arquivo XML da NF-e e o seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário (Cláusula Sétima, § 7º, do Ajuste SINIEF nº 07/2005).
Com a introdução da NF-e, nasceram novas obrigações acessórias para o destinatário da mercadoria, independentemente de ser emissor ou não da NF-e, pois, além de verificar a autenticidade do documento fiscal, como já ocorria com relação à nota em papel, ele deverá constatar a validade do certificado digital e a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica (Cláusula Décima, parágrafo 1º, do Ajuste SINIEF nº 07/2005). Ademais, quando o emitente estiver obrigado à emissão da NF-e, o destinatário deverá exigi-la, estando proibido de receber mercadoria que transitou acompanhada por outro documento fiscal.
Permanece também a obrigação de guarda dos documentos fiscais pelos contribuintes, durante o prazo decadencial. O emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e (Cláusula Décima do Ajuste SINIEF nº 07/2005). Se o destinatário não estiver obrigado a emitir NF-e, não se encontrando credenciado, deverá guardar o DANFE e realizar a escrituração da NF-e com base nas informações nele contidas.
Pode-se concluir que o advento da NF-e não modificou substancialmente a natureza das obrigações acessórias nem as reduziu. Apesar da dispensa da AIDF, foram introduzidas outras obrigações no interesse da arrecadação e da fiscalização tributárias, que traduzem adaptações decorrentes da alteração do suporte físico para digital. É possível, então, afirmar apenas que a NF-e facilitou e simplificou a escrituração fiscal e contábil, mas sem diminuir as obrigações dos contribuintes. Pelo contrário, estas obrigações foram ampliadas, embora preservada a sua essência. Só para o futuro, com a implantação progressiva dos demais subprojetos do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), é que tende a ocorrer redução das obrigações acessórias.
Autor: Lucianne Coimbra Klein, Especialista em Direito Tributário - TELINI Advogados Associados
